备用金定额制与非定额制怎么做账？补足、交回与年末清理
| 借 | 其他应收款——备用金（张三） 10000.00 |
| 贷 | 库存现金 10000.00 |
行政部每月拿一叠办公用品发票来报销，会计做账时顺手把"其他应收款——备用金"冲掉了。到年底一对账，备用金科目余额所剩无几，可行政部手里那 1 万块周转金一直没动过——账上没了，钱还在外面。问题出在把"补足"做成了"冲销"：备用金是周转金，只要还在周转，就不能冲。
业务场景
备用金是企业拨付给内部部门或职工个人，用于零星开支、差旅、小额采购的周转金。它和临时性员工借支的区别在于是否循环使用：临时借支是一事一借、办完就清；备用金则是核定额度、用完凭票报销、补回额度，长期周转。
实务里两种管理方式并存：
① 定额备用金制——财务按核定额度拨付，使用部门凭票报销，财务补足现金使额度回到初始水平，账面"其他应收款——备用金"余额始终不动；
② 非定额备用金制——一事一借、一借一清，报销时把借款冲平，多退少补。
哪一种都不是错的，但两套做法的分录完全不同，混用就会把账做乱。
分录详解
定额制：拨付、补足、撤销
某公司核定行政部备用金 10,000 元，月初以现金拨付：
借：其他应收款——备用金（行政部）10,000
贷：库存现金 10,000
月末行政部拿 8,500 元办公用品发票报销，财务审核后补足现金：
借：管理费用——办公费 8,500
贷：库存现金 8,500
注意这一步没有出现"其他应收款"——报销的钱直接进费用、现金补足额度，备用金账面余额保持 10,000 元不变。这正是定额制的要害：只要这笔周转金还在行政部手上，其他应收款就不能动。
若该部门撤销、不再需要备用金，才做收回：
借：库存现金 10,000
贷：其他应收款——备用金（行政部）10,000
非定额制：预借、报销、多退少补
销售部张三预借差旅费 8,000 元：
借：其他应收款——备用金（张三）8,000
贷：库存现金 8,000
出差归来，实际发生差旅费 7,200 元，余款 800 元交回：
借：管理费用——差旅费 7,200
库存现金 800
贷：其他应收款——备用金（张三）8,000
若实际花销超过了借款（假设报销 8,500 元，大于预借的 8,000 元），则冲平借款并补付差额：
借：管理费用——差旅费 8,500
贷：其他应收款——备用金（张三）8,000
库存现金 500
算例：项目部异地临时备用金
某建筑公司项目部地处偏远，申请临时备用金 50,000 元用于支付当地零星材料款和劳务费，项目结束后凭票一次性报销结清。
拨付：
借：其他应收款——备用金（XX项目部）50,000
贷：银行存款 50,000
项目结束报销（材料费 30,000 元、劳务费 15,000 元、余款 5,000 元交回）：
借：工程施工——合同成本 30,000
应付职工薪酬 15,000
银行存款 5,000
贷：其他应收款——备用金（XX项目部）50,000
这个项目部的备用金属于一次性使用，报销后余额归零，与其他应收款一并冲平。异地大额备用金应尽量走银行转账，减少现金携带风险。
别记混
| 对比项 | 定额备用金制 | 非定额备用金制（一事一借） |
|---|---|---|
| 额度 | 核定后固定不变 | 每次按需要借，不固定 |
| 报销时是否冲减其他应收款 | 不冲，只补足现金维持额度 | 冲平，多退少补 |
| 账面余额 | 始终等于核定额度 | 每笔结清后归零 |
| 收回时点 | 部门撤销或不再需要时一次性收回 | 每笔报销即结清 |
| 常见错法 | 报销时误冲其他应收款，导致账上备用金虚减 | 报销后不冲借款，长期挂账 |
一句话区分：定额制看"额度还在不在"，非定额制看"这笔借完没完"。
另一个易混点是备用金与"其他应收款——职工借款"的界限。备用金是长期周转、额度管理的；职工借款是临时性、逐笔结清的。两者都走其他应收款，但辅助核算要分开设，否则年末清理时对不上人。
注意事项
① 限额管理、专人负责。备用金应核定额度、指定责任人，建立审批和报销流程，不得挪作私用。
② 定期核对，短款追责。备用金余额应定期与账面核对，发现短款查明原因追究责任，不能账上一笔、手上一套。
③ 不得长期挂账。备用金属暂付款项，业务完成后应及时报销清理。企业制度通常规定借支期限不超过 1 至 3 个月，逾期未报销的应从工资扣回或转为个人借款。
④ 年末必须全面清理。年末应对备用金逐笔清理，该报销的报销、该收回的收回。长期挂账的备用金在税务上存在被认定为变相分红或隐性福利的风险。
⑤ 现金支付要守住范围。拨付备用金用现金时，单笔超出结算起点（1,000 元）的零星支出原则上应转账；单位库存现金还有 3 至 5 天日常零星开支的限额约束。
自查清单
备用金月度自查（照着勾）：
□ 定额制备用金报销时是否只补足现金、未误冲其他应收款
□ 非定额制借款是否在报销时全额冲平，有无只进费用不冲借款
□ 其他应收款——备用金 账面余额是否与核定额度一致
□ 辅助核算是否按部门/个人分设，能否逐一对应到责任人
□ 超过 3 个月未报销的备用金是否已催收或转个人借款处理
□ 年末是否已全面清理，有无跨年挂账
□ 报销凭证是否合规（发票/财政票据，小额零星支出符合税前扣除凭证要求）
□ 现金拨付是否超出结算起点与库存现金限额，异地大额是否走银行转账
政策依据
《现金管理暂行条例》（国务院令第 12 号，1988-09-08 发布，2011-01-08 修订）第五条：开户单位可以在下列范围内使用现金——（六）出差人员必须随身携带的差旅费；（七）结算起点以下的零星支出；前款结算起点定为 1,000 元。第九条：开户银行核定开户单位 3 天至 5 天的日常零星开支所需的库存现金限额，边远地区和交通不便地区可多于 5 天，但不得超过 15 天。第十一条：开户单位支付现金不得从本单位现金收入中直接支付（即不得坐支）。
《企业会计准则——基本准则》第二十条：资产是指企业过去的交易或者事项形成的、由企业拥有或者控制的、预期会给企业带来经济利益的资源；第二十一条：与该资源有关的经济利益很可能流入企业，且成本或者价值能够可靠地计量时，确认为资产。备用金在拨付至报销前符合上述定义，列示于其他应收款。
国家税务总局公告 2018 年第 28 号《企业所得税税前扣除凭证管理办法》：汇算清缴期结束前应取得税前扣除凭证；税务机关告知之日起 60 日内补开、换开；因对方注销、撤销、非正常户等原因无法补开的，凭工商注销证明、合同协议、非现金付款凭证等证实支出真实性后可扣除。备用金报销取得白条、非税务监制收据的，原则上不得作为扣除凭证。
常见问题
定额备用金和非定额备用金，账务处理上到底差在哪？
定额制的核心是"额度不变"——拨付时记入其他应收款，日常报销直接按费用列支并补足现金，不冲减其他应收款；非定额制是"一借一清"——借款记入其他应收款，报销时冲减，多退少补。前者账面余额长期挂着，后者每笔结清归零。
备用金可以一直挂着不清理吗？
不可以。备用金属暂付款项，业务完成后应及时报销清理，制度上通常限定借支期限 1 至 3 个月，逾期未报销的应从工资扣回或转为个人借款。长期挂账不仅掩盖真实费用，税务上还可能被认定为变相分红或隐性福利。
备用金报销要取得什么凭证？
应取得合法有效的原始凭证：采购商品的增值税专用发票或普通发票、差旅费中的电子客票与住宿发票、财政票据，以及符合税前扣除凭证管理办法的小额零星支出收款凭证。白条和非税务监制收据原则上不得报销。
备用金被挪用了，账上怎么处理？
先按责任认定处理：属于个人挪用的，转为对个人的其他应收款并追偿；涉及违法的移交处理。账务上不得长期挂在"备用金"名下掩盖，应在附注中如实反映，并同步完善备用金限额与审批制度。