支付供应商货款怎么做账？预付与应付的处理

向供应商付款是最高频的资金支出之一，分录本身只有两行，但实操里容易出问题的地方在付款之前：这笔钱到底是冲应付账款，还是先付后货的预付账款，科目不同，后续对账和报表列示都不一样。

分录详解

判断依据只有一条：付款时货（或服务）是否已经收到、发票是否已经取得。货已到、票已到、款未付的，记「应付账款」；款先付、货未到的，记「预付账款」。两者都是往来科目，但一个是负债、一个是资产，方向完全不同。 【实操案例】甲公司2026年6月向供应商支付已入库材料的货款 56,500 元（前期已挂应付账款）：借应付账款——某供应商 56,500，贷银行存款 56,500。 【常见变体分录】①先付款后收货：借预付账款——某供应商，贷银行存款，到货后借原材料、应交税费——应交增值税（进项税额），贷预付账款——某供应商；②支付部分货款：按实际支付金额借记应付账款，余额继续挂账；③以银行承兑汇票支付：借应付账款，贷应付票据。 【易错提醒】①把应记「预付账款」的付款误记「应付账款」，会让负债虚减、资产虚减，报表失真；②不按供应商设明细科目，多家混记会导致对账困难；③预付账款长期挂账不清理，可能掩盖已发生的损失。

业务场景

业务变体一（赊购后付款）：最常见的情形，货到票到款未付记应付账款，付款时冲销即可。 业务变体二（预付订金）：供应商要求先付部分或全部货款再发货的，先记预付账款；到货验收并取得发票后转入存货成本，同时结转预付账款。 业务变体三（以票据结算）：用银行承兑汇票支付的，通过「应付票据」核算，票据到期兑付时再贷记银行存款。

别记混

应付账款 vs 预付账款：应付账款是欠供应商的钱（负债，余额在贷方）；预付账款是提前给供应商的钱（资产，余额在借方）。同一家供应商既有预付又有应付的，应分别核算，不要直接对冲。

预付账款 vs 定金：预付货款记预付账款；具有担保性质、违约不予退还的定金，实务中也通过预付账款核算，但要在备查簿注明，发生违约时按损失处理。

注意事项

• 应付账款、预付账款都要按供应商设置明细科目，方便对账和询证。
• 预付账款长期挂账、对应发票一直没到的，要核查是否实际已收货但未入账。
• 应付账款确实无法支付（如供应商注销）的，应转入「营业外收入」，不要长期挂账不处理。
• 年末要编制往来款项明细表，与供应商对账，账龄较长的重點核查。

政策依据

• 《企业会计准则第1号——存货》——存货采购成本的构成与确认
• 《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十二条——确实无法偿付的应付款项属于其他收入

常见问题

预付账款一直挂着，货也到了，发票没来怎么办？

先按合同或订单金额暂估入库：借记原材料等、贷记应付账款——暂估；同时核实预付账款余额，已到货部分应结转。次月取得发票后红字冲回暂估，按发票金额正式入账。长期只挂预付不结转，会造成资产与存货同时失真。

应付账款一直不用付，能一直挂着吗？

不能。如果债权人已注销、放弃债权或超过法定追索期，确实无法支付的应付款项应转入「营业外收入」并计入当期应纳税所得额。长期挂账不处理，税务检查时会被要求说明并可能调整。

同一家供应商又有预付又有应付，能合并吗？

核算上应分别设置明细科目，不要直接对冲抵消。但在编制报表时，若同一供应商同时存在预付款项和应付款项且满足条件，可按净额列示，具体以执行的会计准则规定为准。