预付货款怎么做账？预付与到货两步分录

业务场景

企业向供应商预付货款、预付房租、预付服务费等，预付时形成一项资产（未来收取货物或服务的权利），收到货物或服务时再冲销预付账款并计入相应资产或费用。变体场景一（制造业预付原材料采购款）：某制造企业与战略供应商签订年度采购协议，预付货款100万元锁定价格和产能，分批收货分批冲销预付账款。变体场景二（零售企业预付门店租金）：连锁零售企业新开门店，预付一年租金36万元，按月摊销3万元计入销售费用，体现权责发生制。变体场景三（广告公司预付媒体投放费）：广告公司为客户投放广告，预付媒体平台费用50万元，按广告实际投放进度确认成本。

分录详解

预付账款分两步处理。步骤一预付时：借预付账款，贷银行存款，形成一项资产。步骤二收到货物或服务时：借原材料或固定资产或管理费用等、应交税费——应交增值税（进项税额），贷预付账款。如有差额需补付或退回。实操案例一（预付货款）：某公司向供应商预付货款50,000元。一预付：借预付账款——XX供应商50,000，贷银行存款50,000。二收到货物（含税56,500元）：借原材料50,000、应交税费——应交增值税（进项税额）6,500，贷预付账款——XX供应商56,500。三补付差额：借预付账款——XX供应商6,500，贷银行存款6,500。实操案例二（预付租金摊销）：预付一年房租120,000元。一预付：借预付账款120,000，贷银行存款120,000。二按月摊销：借管理费用——租赁费10,000，贷预付账款10,000。【常见变体分录】①预付账款退回借银行存款贷预付账款 ②预付工程款借预付账款（或工程物资）贷银行存款，完工后转入固定资产【易错提醒】①预付账款是资产不是费用，在收到货物或服务前不能计入费用 ②年末预付账款贷方余额需重分类为应付账款列示 ③预付超过1年的款项在报表中单列或计入其他非流动资产 ④预付房租应按月摊销，不能一次性计入费用

别记混

预付账款 vs 应付账款：预付是提前给供应商的钱（资产，余额在借方）；应付是欠供应商的钱（负债，余额在贷方）。同一家供应商两者并存时要分别核算。

预付货款 vs 定金：预付货款是正常的采购付款；定金具有担保性质，违约时不予退还，要在备查簿注明，发生损失时按损失处理。

注意事项

1. 预付账款按供应商设明细账
2. 年末预付账款贷方余额需重分类为应付账款
3. 预付超过1年的款项可能需要在报表的单列项目反映
4. 预付房租通常按月摊销：借管理费用，贷预付账款

政策依据